What makes a successful Tech Conference? // Was macht eine erfolgreiche technische Konferenz aus?

(EN)

After my Asia-tour this summer I feel it is about time for this article.
At the time of this article (09-2016) I have presented at more than 50 technical conferences around the world (Europe, Middle East, Asia, North America), from small with about 150 attendees to huge with around 5000 attendees. With that came a lot of good contact with many of the organizers.

Recently again I have been asked by a good friend and organizer how I felt about their conference (remember, a conference is never run by a single person) and what could be improved.
Even though I did give an answer, I realize there is more to it and I promised to think about it a bit more. I decided to put this into an article and maybe some other organizers and attendees find it interesting.

Note: this article is based on the experience of my own and unlike a technical article there will hardly be one version of the truth.

So, what makes a conference successful?

(DE)

Nach meiner Asien-Tour in diesem Sommer ist nun dieser Artikel an der Reihe.
Zum Zeitpunkt dieses Artikels (09-2016) habe ich auf über 50 technischen Konferenzen weltweit (Europa, Naher Osten, Asien, Nordamerika) präsentiert. Von kleinen Konferenzen mit etwa 150 Teilnehmern bis zu großen Konferenzen mit um die 5000 Teilnehmern. Dabei entstanden viele gute Kontakte mit vielen der Organisatoren.

Erst vor kurzem wurde ich wieder von einem guten Freund und Organisator gefragt, was ich von ihrer Konferenz hielte (eine Konferenz wird ja nie von einer einzelnen Person durchgeführt) und was noch verbessert werden könnte.
Obwohl ich eine Antwort gab, ist mir klar, dass da mehr dahintersteckt, und ich versprach, noch ein bisschen weiter darüber nachzudenken. So entschied ich mich, einen Artikel daraus zu machen, und vielleicht ist er auch für einige andere Organisatoren und Teilnehmer interessant.

Hinweis: dieser Artikel beruht auf meiner eigenen Erfahrung und im Gegensatz zu einem technischen Artikel, wird es kaum eine Version der Wahrheit geben.

Was macht also eine erfolgreiche Konferenz aus?

Probably the most common answer will be:

1)

“It is big”, or even “the biggest” – both in terms of number of attendees and offered parallel sessions, tracks and topics.

A good example would be the PASS Summit in the US: the biggest SQL Server conference worldwide. But of course there are even much bigger events outside of the pure SQL Server world…

Die wahrscheinlich gängigste Antwort wird sein:

1)

„Sie ist groß“ oder gar „die größte“ Konferenz – sowohl von der Zahl der Teilnehmer her als auch von den angebotenen Sessions, Tracks und Themen.

Ein gutes Beispiel wäre der PASS Summit in den USA: die weltweit größte SQL-Server-Konferenz. Aber außerhalb der reinen SQL-Server-Welt gibt es natürlich noch viel größere Events…

2)

Almost no conference starts “big”, let alone the “biggest”, so in the beginning, when establishing a conference, it will often be: “it has more attendees than last year.” - This is the first and most obvious sign of a successful progression.
- side note: can a progression be positive without an increase of attendees?
– Yes it can:
For example the same number of attendees can be a different mixture in terms of job-background which may fit better to the topic of the conference and hence will be happier than last year’s attendees and hopefully spread the word for the follow-up conference which then finally will have more attendees.

2)

Fast keine Konferenz fängt “groß” an, geschweige denn als „die größte“, so dass es am Anfang, wenn eine Konferenz gerade etabliert wird, oft heißen wird: „es gibt mehr Teilnehmer als letztes Jahr.“ – Das ist das erste und offensichtlichste Zeichen einer erfolgreichen Entwicklung.
- Nebenbemerkung: kann eine Entwicklung positiv sein ohne einen Anstieg an Teilnehmern? – Ja, kann sie:
Zum Beispiel kann die gleiche Zahl an Teilnehmern hinsichtlich Job-Hintergrund anders zusammengesetzt sein und vielleicht besser zum Thema der Konferenz passen und damit auch zufriedener als die Teilnehmer vom Vorjahr sein, und die Konferenz hoffentlich weiterempfehlen, so dass die nächste Konferenz schließlich noch mehr Teilnehmer hat.

Also, do not forget the sponsors who are highly dependent on the right mix of people – and not the pure numbers.

Having the right sponsors (by making them happy) will give you more flexibility in the whole setup from location, catering, speaker-invites and “goodies”. If you are reading this in preparation of a conference, bear this in mind.

Your sponsors are your partners.

Auch darf man nicht die Sponsoren vergessen, welche stark von der richtigen Mischung an Leuten abhängig sind – und nicht von den reinen Zahlen.

Die richtigen Sponsoren zu haben (indem man sie glücklich macht) gibt einem mehr Flexibilität beim ganzen Aufbau, von der Location über Catering, Sprecher-Einladungen bis hin zu „Goodies“. Wenn ihr gerade bei der Vorbereitung einer Konferenz seid, während ihr dies lest, behaltet das im Auge.

Eure Sponsoren sind Eure Partner.

3)

It can also be: “it generates a good profit.”
Actually very often it will be: “it does generate profit.” – Rather than a loss. And this happens more often than you may think.

Why would a conference make a loss and still be repeated you would ask yourself?

In fact community conferences are often very happy with a break even as the main interest is to just serve the community and not the profit.

For commercial conferences the reasons may be a bit different.

That brings me to the other options:

3)

Es kann auch heißen: “Sie wirft einen guten Gewinn ab.” Oftmals wird es tatsächlich heißen: „Sie erzielt Gewinn.“ – Mehr als einen Verlust. Und das passiert häufiger als man meinen mag.

Warum würde eine Konferenz Verluste machen und trotzdem wiederholt werden, könnte man sich fragen?

Tatsächlich sind Community Konferenzen oft sehr zufrieden mit einer runden Null, da das Hauptinteresse der Community und nicht dem Profit gilt.

Bei kommerziellen Konferenzen mögen die Gründe etwas anders sein.

Das führt mich zu den anderen Optionen:

4)

The conference may not create profit, but, simply put “famousness”. Famousness that leads to more publicity. And this alone can be worth the effort for both a commercial as well as a non-profit driven conference.

What kind of fame could that be other than being “the greatest”?

A conference can be known for:

• “The best party” – take undefeated SQLBits in the UK with its ever changing theme-parties.
• “The cool(est) location”
  If the host-city is already famous, it helps a lot – if you pick a location that is somewhat typical or representative for the city.
  Some examples would be: SQL Saturday Cambridge, SQL Saturday Malaysia/Kuala Lumpur – in the famous Petronas towers, SQL Saturday Singapore – overlooking the famous Marina Bay and many others.
  Oh, and SQLBits again changes the host-city every year, making it a principle to show the variety of the country to its attendees and speakers.
• “The most famous speakers”
  - here the simple rule is (usually): the bigger the conference, the more attracting to world-renowned speakers. Commercially-driven conferences can gain an advantage over other similarly sized ones here though, as they can provide a fee for speakers.
  If you are unsure start by looking for speakers that have been awarded MVP (usually a sign of a lot of interaction with public, which is exactly what a conference is about) and MCM or MCSM certified professionals (a good indicator of practical experience).
• “Big(gest) choice of sessions”
  - the greater the audience you want to attract, the broader the range of topics should be. And nowadays everything is somewhat connected anyways, so even an administrator can be interested in certain BI or even Data Science topics.
  Besides topics also the level of the sessions is important for a bigger audience – from beginner level to advanced level.
• “Cool prices and goodies”
  - At most conferences attendees have a chance to collect some goodies or even win high-valued prices.
  I personally have never consciously seen this being advertised specifically though. To what extent this influences attendees to come back I have no clue.
• This one is more speaker-centric: a conference can be known among speakers for “being a great host” – by providing a special program for speakers. For example SQLSaturday Portugal (the first SQL Saturday outside US btw), is known for a superb crew of volunteers that even gave us a special tour to some famous locations around Lisbon – “private sightseeing tour”. At SQL Gulf we were invited to a traditional Saudi Arabian Dinner – before the self-made “sightseeing-tour”. Others bring you to traditional restaurants and so on and so on. In this area one can be very creative. But locality certainly does help.
• “Having programmers and even managers from Microsoft/another vendor at location.” This slightly clumsy point is referring to the extra value that a conference can provide, when the actual programmers, program managers etc. from the targeted software are right at the conference. For most attendees this is the only opportunity to ever meet the people behind the product.
  The PASS Summit in the US is known for that. The close proximity to Redmond makes it possible. For other conferences it is much harder, but still quite a few times you can see some famous people coming from the headquarters. While size of the conference helps, having a strong connection with Microsoft definitely does help a lot if you are an organizer.

4)

Die Konferenz mag zwar keinen Gewinn erzielen, aber, einfach ausgedrückt, „Bekanntheit“. Bekanntheit, die zu mehr Öffentlichkeit führt. Und das allein kann die Anstrengung wert sein sowohl für eine kommerzielle als auch eine nichtkommerziell geführte Konferenz.

Welche Art von Bekanntheit könnte das sein, außer „die größte“ zu sein?

Eine Konferenz kann bekannt sein für:

• „Die beste Party“ – nehmt die ungeschlagenen SQLBits in Großbritannien mit seinen immer wechselnden Themen-Partys.
• „Die cool(st)e Location“
  Wenn sie in einer bekannten Gastgeberstadt stattfindet, hilft es sehr – solange man eine Location auswählt, die zumindest typisch oder repräsentativ für die Stadt ist.
  Einige Beispiele wären: SQL Saturday Cambridge, SQL Saturday Malaysia/Kuala Lumpur – in den berühmten Petronas-Towers, SQL Saturday Singapore – mit Ausblick auf die berühmte Marina Bay – und viele andere. Oh, und SQLBits wiederum wechselt jedes Jahr die Gastgeberstadt und macht es sich zum Prinzip, seinen Teilnehmern und Sprechern die Vielfalt des Landes zu zeigen.
• „Die bekanntesten Sprecher“ – hier ist die einfache Regel (normalerweise): je größer die Konferenz, desto attraktiver für weltbekannte Sprecher. Kommerziell geführte Konferenzen können hierbei allerdings einen Vorteil gegenüber ähnlich großen Konferenzen haben, da sie den Sprechern ein Honorar bieten können.
  Wenn ihr unsicher seid, könnt ihr zunächst nach Sprechern Ausschau halten, die mit dem MVP Award ausgezeichnet worden sind (meistens ein Zeichen von viel öffentlicher Interaktion, also genau das, was eine Konferenz ausmacht) und MCM oder MCSM zertifizierten Profis (ein gutes Zeichen für praktische Erfahrung).
• „Große/größte Auswahl an Sessions“ – je größer das Publikum, das man anziehen möchte, je größer sollte die Auswahl an Themen sein. Und heutzutage ist sowieso alles irgendwie miteinander verbunden, so dass sogar ein Administrator an bestimmten BI oder selbst Data Science-Themen interessiert sein kann. Neben den Themen ist auch die Könnerstufe der Sessions wichtig für ein größeres Publikum – von der Anfängerstufe bis zur Fortgeschrittenen-Stufe.
• „Coole Preise und Goodies“
  - Bei den meisten Konferenzen haben die Teilnehmer die Gelegenheit, einige Goodies einzusammeln oder sogar wertvolle Preise zu gewinnen.
  Ich persönlich habe es allerdings noch nie als speziell beworben gesehen. Inwieweit dies die Teilnehmer beeinflusst wiederzukommen, weiß ich nicht.
• Das hier ist mehr Sprecher-zentriert: eine Konferenz kann unter Sprechern als „ein toller Gastgeber“ bekannt sein– indem ihnen ein spezielles Programm bietet. Zum Beispiel ist die SQLSaturday Portugal (übrigens die erste SQLSaturday außerhalb der USA) für seine ausgezeichnete Mannschaft an ehrenamtlichen Helfern bekannt, die uns sogar eine besondere Tour zu einigen berühmten Orten in Lissabon gegeben hatten – eine „private Sightseeing-Tour“. Bei SQL Gulf wurden wir zu einem traditionellen saudi-arabischen Abendessen eingeladen – vor der von ihnen selbst organisierten Sightseeing-Tour. Andere führen einen in traditionelle Restaurants und so weiter und so fort. In diesem Bereich kann man sehr kreativ sein. Aber die Lokalität hilft auf jeden Fall.
• „Programmierer und sogar Manager von Microsoft/anderem Anbieter vor Ort haben“. Dieser etwas umständliche Punkt bezieht sich auf den zusätzlichen Wert, den eine Konferenz schaffen kann, wenn die tatsächlichen Programmierer, Programmmanager etc. der angezielten Software auf der Konferenz mit dabei sind. Für die meisten Teilnehmer ist dies die einzige Gelegenheit, die Leute hinter dem Produkt überhaupt je zu treffen.
  Der PASS Summit in den USA ist dafür bekannt. Die Nähe zu Redmond macht dies möglich. Für andere Konferenzen ist es viel schwieriger, aber dennoch kann man ab und an einige berühmte Leute von den Headquartern sehen. Die Größe der Konferenz allein ist zwar hilfreich, doch es hilft auf jeden Fall, als Organisator eine starke Verbindung zu Microsoft zu haben.

5)

And yet there is more. It is something that is not measurable in numbers or can be put in simple words: I will call it “atmosphere” in an attempt to give it a simple descriptive name. It consists of the certain spirit that you feel at the conference. How the people interact, how attendees approach speakers and vice versa. It is hard to describe, but when you have been at several conferences you will sense the difference.
Consequently this is also the aspect that can be influenced the least by an organizer. At least this is my feeling. By my observation the relative amount of volunteers are an indicator of a highly positive atmosphere. So maybe I should say: “volunteers are key” to a successful conference.

An ambitious crew of positive-thinking crew that puts its heart in the work for the conference can make a huge difference and give the conference the right impulse towards a successful conference with attendees and speakers wanting to come back.

And until someone proves me wrong I will leave this as a thesis 🙂

- How do you find volunteers? Well, hopefully they will find you. 😉

Besides obviously your local user groups it can help to talk to your local university’s technology/IT information department.

Small side note: As a university dropout (Japanese & British studies, for those who are curious – computer science, at least in terms of substance, was no good back then…) I would have never imagined to ever be giving presentations in a university auditorium. Yet this is exactly what I did a couple of years ago at SQLSaturday Rheinland/Germany at the Bonn-Rhein-Sieg University and, only recently, in the framework of SQLGulf, at the Alfaisal University in Riadh.

Unfortunately that is as much as I can say about finding volunteers. During my travels I did realize that there can be huge differences between countries in terms of volunteers. Why that is, is hard to tell and certainly a complex matter. I did find the volunteers outstanding at the SQL Server Geeks Conference in India and also in Portugal in terms of sheer number and positive energy. If you ever make it there, you will know what I mean.

5)

Und es gibt trotzdem noch etwas. Es ist etwas, das sich nicht in Zahlen messen oder einfachen Worten ausdrücken lässt: Ich nenne es mal „Atmosphäre“ im Versuch, ihm einen einfachen, anschaulichen Namen zu geben. Es besteht aus der bestimmten Stimmung, Atmosphäre, die man auf der Konferenz spürt. Wie die Leute miteinander interagieren, wie die Teilnehmer die Sprecher ansprechen und umgekehrt. Es ist schwer zu beschreiben, aber wenn man einmal auf mehreren Konferenzen gewesen ist, wird man den Unterschied spüren.

Demnach ist dies auch der Aspekt, der am wenigstens vom Organisator beeinflusst werden kann. Das ist jedenfalls mein Empfinden. Nach meiner Beobachtung ist die relative Zahl an ehrenamtlichen Helfern ein Indiz für eine äußerst positive Atmosphäre. Also sollte ich vielleicht sagen: „Ehrenamtliche Helfer sind wesentlich“ für eine erfolgreiche Konferenz.

Eine ambitionierte, positiv-denkende Mannschaft, die ihr Herz in die Arbeit für die Konferenz steckt, kann einen großen Unterschied machen und der Konferenz den richtigen Impuls hin zu einer erfolgreichen Konferenz geben, zu der die Teilnehmer und Sprecher zurückkommen wollen.

Und bis jemand beweist, dass ich falsch liege, lasse ich es als meine These stehen 🙂

-Wie findet man ehrenamtliche Helfer? Nun, hoffentlich finden sie Euch. 😉

Neben euren örtlichen Nutzergruppen (naheliegend) kann es hilfreich sein, mit der IT-Fakultät eurer örtlichen Universität zu sprechen.

Kleine Randnotiz: Als Studienabbrecher (Japanologie & Anglistik für wen es interessiert – Informatik taugte inhaltlich so rein gar nichts damals…) hätte ich nie gedacht, jemals im Auditorium einer Hochschule Vorträge zu halten. Und genau das habe ich dann vor einigen Jahren auf dem SQLSaturday Rheinland/Germany in der Hochschule Rhein-Sieg und kürzlich, im Rahmen von SQLGulf sogar in der Alfaisal Universität in Riad.

Leider ist das schon alles, was ich zum Thema Freiwillige finden sagen kann. Während meiner Reisen habe ich festgestellt, dass es große Unterschiede zwischen Ländern geben kann, was ehrenamtliche Helfer angeht. Warum das so ist, ist schwer zu sagen und sicherlich eine komplexe Materie. Ich fand die ehrenamtlichen Helfer auf der SQL Server Geeks-Konferenz in Indien und auch die in Portugal einfach umwerfend, nicht nur von der reinen Zahl her, sondern auch von der positiven Energie. Wenn Sie es einmal dahin schaffen, dann werden Sie wissen, was ich meine.

Note that I do not include the point: being “the best conference”. As there are so many possibilities to host a great conference, accomplishing all at the same time seems rather impossible.

Beachtet, dass ich hier nicht den Punkt, „die beste Konferenz“ zu sein, aufführe. Da es so viele Möglichkeiten gibt, eine tolle Konferenz zu halten, scheint es eher unmöglich, alles auf einmal zu vollbringen.

Finally: One may ask: “What do I look for as a speaker?”

Now, I cannot deny that being at conferences is also “work”. Even if I love my job and look forward to presenting, I do have to justify it from business aspects as well. Luckily, being the owner of Sarpedon Quality Lab, I allow myself a few exceptions and a relaxed attitude towards conference-attendance.
“You gotta love what you do, so why not work also just for the joy of it. At least sometimes…”
Therefore, at most community-driven events the reason why I just like to be there is because I love the community, the people around me: organizers, volunteers, co-speakers and attendees.
What’s more, there is little that gives such positive energy and boost like an actively interested audience does.

So the answer to the question as to which conferences I prefer would be: the ones with the best atmosphere und the most interactivity with the attendees. After all, the most precious thing we all have to offer is time. And a conference is a great opportunity to spend it with many people with similar interests.

Und schließlich: Man mag fragen: “Wonach suche ich als Sprecher?”

Jetzt kann ich nicht bestreiten, dass auf Konferenzen zu sein auch „Arbeit“ ist. Obwohl ich meine Arbeit liebe und ich mich aufs Präsentieren freue, muss ich es auch aus geschäftlichen Aspekten rechtfertigen. Zum Glück kann ich mir, als Inhaber von Sarpedon Quality Lab, einige Ausnahmen und eine entspannte Einstellung gegenüber Konferenz-Teilnahmen erlauben.
„Man sollte seine Arbeit schon lieben, also warum nicht, wenigstens hin und wieder, einfach aus Spaß daran arbeiten...“
Was mir über die Jahre klargeworden ist, ist, dass ich einfach gern auf einigen Konferenzen bin, weil ich die Community: die Leute um mich herum, die Organisatoren, ehrenamtliche Helfer, Co-Sprecher und Teilnehmer dort sehr mag.
Außerdem gibt es wenig, das einem solch positive Energie und Schub gibt wie ein aktiv interessiertes Publikum.

Daher wäre die Antwort, welche Konferenzen ich vorziehe: diejenigen mit der besten Atmosphäre und der besten Interaktivität mit Teilnehmern.
Denn Zeit ist das wertvollste, das wir alle anzubieten haben. Und eine Konferenz ist eine tolle Gelegenheit, sie mit vielen Leuten mit ähnlichen Interessen zu teilen.

From the an attendee's point of view things like “many sessions to choose”, “well known top experts to meet”, “being able to interact with speakers and get answers to technical questions”, “connecting with fellow professionals” and “getting in touch with interesting companies (potentially new employers)” will probably be among the most important reasons.

Aus Sicht eines Teilnehmers sind vermutlich Dinge wie „viele Sessions zur Auswahl, „bekannte Top Experten treffen können“, „mit Sprechern in Kontakt kommen und Antworten auf technische Fragen zu erhalten“, „sich mit anderen Profis zu vernetzen“ und „mit interessanten Firmen (potentiellen neuen Arbeitgebern) in Kontakt zu kommen“ unter den wichtigsten Gründen sein.

Disclaimer: If I have not mentioned your conference, do not take it as a negative. I have simply been at too many (over 50 conferences in more than 12 countries) and on the other hand certainly not enough to make a scientific statement. I tried to give only a few examples for certain criteria. I am not doing an overall “rating of conferences”.

Disclaimer: Wenn ich Eure Konferenz nicht erwähnt habe, fasst es nicht negativ auf. Ich bin einfach auf zu vielen gewesen (über 50 Konferenzen in mehr als 12 Ländern) und andererseits sicherlich nicht genügend, um eine wissenschaftliche Aussage fällen zu können. Ich habe nur einige Beispiele für bestimmte Kriterien zu geben versucht und mache hier keine Gesamt-„Bewertung von Konferenzen“.

Question to my readers:

What do YOU think?
Why do you go to conferences, why do you speak at conferences, why do you organize conferences?

I am curious to hear your answers which may be slightly different for each of you.

Frage an meine Leser:

Was denkst DU?

Warum gehst Du auf Konferenzen, warum sprichst Du auf Konferenzen oder warum organisierst Du Konferenzen?

Ich bin neugierig auf Eure Antworten, die für jeden leicht unterschiedlich sein mögen.